Thiết bị tổ chức sự kiện Event

Nguồn: netmedia.com.vn

05:09

Unknown

Tổ chức sự kiện ngoài trời và những lỗi thường gặp

Một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là đơn vị không chỉ có khả năng hoạch định, tổ chức, và xử lý tình hướng tốt trong một chương trình sự kiện mà còn biết quản lý tốt khách mời thanh gia sự kiện - nhân tố vô cùng quan trọng làm nên thành công của sự kiện đó. Netmedia xin chia sẻ 4 bước quản lý khách mời của nhà tổ chức sự kiện:

Xác định số lượng khách tham gia sự kiện

Nếu công ty bạn là đơn vị đứng ra tổ chức sự kiện theo đơn đặt hàng của khách hàng, sau khi nhận được danh sách khách mời từ khách hàng bạn nên yêu cầu khách hàng phối hợp để làm việc trên danh sách ấy. Phân chia việc gửi thư mời và gọi điện thoại xác nhận tham dự là bước cơ bản. Có những sự kiện khách hàng của bạn sẽ mời nhưng cũng có một số sự kiện, đơn vị tổ chức sự kiện sẽ đảm nhận luôn phần việc này. Sau khi liên hệ với khách mời, bạn sẽ có một danh sách ban đầu với tương đối chính xác số lượng khách mời. Và trong suốt thời gian chuẩn bị, bạn nên thường xuyên liên hệ với khách hàng để cập nhật tình trạng khách mời, danh sách chính thức tốt nhất nên được gút lại trước khi sự kiện diễn ra khoảng hai ngày.

Điều tiết tốt việc check in

Phía trước nơi diễn ra sự kiện thường được đặt khoảng hai đến bốn bàn với các PG làm nhiệm vụ check in cho khách tham dự. Trong những sự kiện có sự tham gia của các khách mời VIP hoặc các cơ quan truyền thông, bạn nên sắp xếp một bàn riêng để check in cho những đối tượng trên, vì đây là những nhân vật cần được quan tâm nhiều hơn. Ngoài ra, nên có thêm ít nhất hai PG đứng phía trước để điều tiết khách mời vào bàn check in, tránh được tình trạng khách đến vào cùng một lúc. Ngoài ra, một số sự kiện sẽ đặt nhiều bàn check in với chức năng khác nhau, ví dụ bàn ghi danh lấy thông tin, bàn cài hoa lên áo, bàn tặng quà door gift…mục đích để phân tán mỏng lượng khách mời.

Đảm bảo khách tham gia chương trình sự kiện an toàn

Thông thường những sự kiện được tổ chức tại những phòng hội nghị hoặc những địa điểm chuyên tổ chức hội nghị thì việc sắp xếp và đảm bảo trật tự trong suốt sự kiện là điều khá đơn giản. Nhưng nếu theo yêu cầu của khách hàng, bạn phải xây dựng một buổi giới thiệu sản phẩm hay cảm ơn khách hàng trong một khuôn viên của một quán bar thì điều này không hề đơn giản. Các quán bar hiện nay có diện tích không lớn, ánh sáng lại mờ, không gian chập hẹp và đặc biệt là cách bố trí ghế ngồi không như một sự kiện thông thường, nên nếu số lượng đến quá đông, bạn phải bố trí thêm người để bảo vệ những khu vực “nóng” này. Và một điều quan trọng là bạn phải thiết kế một đường đi nhỏ giữa các khu vực để khi khách được mời lên tham gia các hoạt động hoặc trò chơi có thể dễ dàng di chuyển. Đặc biệt lối đi dẫn ra cửa thoát hiểm hoặc cửa ra vào luôn phải thông thoáng để nếu có bất kỳ sự cố nào thì khách của bạn cũng sẽ được an toàn rời khỏi đó.

Trao quà away gift và kết thúc trong trật tự

Nếu là sự kiện hội nghị, gala thông thường thì cũng không có nhiều mối lo lắng về an ninh sau sự kiện. Nếu có phát quà Gift away thì cần chú ý số quà nên vượt ít nhất là khoảng một nửa số lượng khách tham dự. Một mẹo để không bị thất thoát quà tặng cũng không lo không phát quà kịp cho khách là phân bổ các PG đứng thành hàng, người phát quà, một hàng khác đứng sau lưng chuyền quà lên trên và trao tận tay cho khách mời.

Nhưng với những sự kiện cộng đồng với nhiều khách tham dự thì đây là một vấn đề đáng để lưu tâm. Sau khi sự kiện kết thúc, hầu hết các khách tham dự đều sẽ ùa ra cửa về cùng một lúc nên để quản lý khách về trong trật tự sẽ rất phức tạp. Đây là thời điểm dễ xảy ra chen lấn, thuận tiện cho những kẻ có mục đích xấu hoạt động. Cần huy động toàn bộ lực lượng bảo vệ tập trung ra ngoài hỗ trợ về mặt an ninh. Lưu ý là cần đảm bảo sẽ không có ai được đi ngược vào trong ở thời điểm này. Phân làn khách mời và phân làn ở nơi gửi xe cũng là một cách để hạn chế số lượng người đổ ra quá lớn, khó kiểm soát.

TAGS: to chuc su kien | cong ty to chuc su kien | 4 bước quản lý khách mời của nhà tổ chức sự kiện

Bài viết liên quan:

4 hình thức tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới hiệu quả

10 bước kiểm tra tổ chức sự kiện trước khi bắt đầu chương trình

Nguồn: netmedia.com.vn

Tổ chức sự kiện ngoài trời và những lỗi thường gặp

00:57

Unknown

4 hình thức tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới hiệu quả

Tổ chức sự kiện ngoài trời luôn gây được ấn tượng mạnh mẽ đối với quý khách tham gia bởi phong cách hiện đại, không gian thoáng. Chính vì thế có rất nhiều công ty tổ chức sự kiện lựa chọn hình thức này. Tuy nhiên,những nhà tổ chức sự kiện event cũng cần lưu ý một vài lỗi sau để chương trình được thuận lợi.

1. Vấn đề giấy phép cho một chương trình tổ chức sự kiện ngoài trời

Trong một ngày có hàng trăm các tổ chức sự kiện lớn nhỏ diễn ra. Địa điểm mà các event ngoài trời thường diễn ra ở các công viên, khu du lịch sinh thái,… và trong số đó liệu có bao nhiêu event được diễn ra mà có giấy phép. Để event của bạn diễn ra suôn sẻ mà không gặp bất cứ một vấn đề gì về tổ chức bạn hãy thực hiện đúng các thủ tục cần có. Trước tiên đó là giấy phép xin tổ chức event ngoài trời. Nơi mà bạn có thể đăng kí giấy phép được tổ chức hoạt động ngoài trời chính là Sở văn hóa thể thao và du lịch. Xin lưu ý rằng chương trình của bạn càng nhiều hoạt động thì việc xin cấp phép càng liên quan đến nhiều cơ quan có thẩm quyền. bên cạnh đó việc treo banron và banner cũng cần phải xin cấp phép mà các bạn cũng cần phải lưu ý. Một chương trình tổ chức sự kiện ngoài trời cần chuẩn bị những thủ tục sau:

- Công văn xin phép tổ chức.

- Giấy phép đăng ký kinh doanh của đơn vị tổ chức sự kiện.

- Giấy phép đăng ký kinh doanh của đơn vị thực hiện.

- Giấy phép chứng nhận chất lượng và xuất xứ sản phẩm (nếu là giới thiệu sản phẩm).

- Kịch bản chương trình event

- Hợp đồng cho thuê/cho mượn địa điểm.

- Nếu có ca nhạc, cần thêm các giấy tờ sau:

+ Biên bản cam kết biểu diễn nghệ thuật.

+ Lời bài hát.

+ Nội dung phúc khảo.

2. Sức hút của Event

Một event ngoài trời không khó để thu hút được số lượng người tham gia nhưng liệu bạn có giữ được chân của khách. Như vậy đồng nghĩa với việc event của bạn phải có nhiều hoạt động để có thể lôi cuốn được sự thu hút được khách hàng. Hãy bày tỏ sự quan tâm của nhà tổ chức tới tất vả khan giả, đừng bỏ rơi bất cứ một thành viên nào ở phía dưới sân khấu. Đó có thể là những trò chơi trúng thưởng, những câu hỏi vui mang tính sáng tạo, độc đáo, trang trí và sắp xếp sân khấu cũng như không gian diễn ra sự kiện, những câu hỏi của MC nhằm kích nhiệt tất cả các thành viên tham gia chương trình của bạn…

3. Hệ thống âm thanh và ánh sang của sự kiện

Địa điểm tổ chức các event ngoài trời thường là các sân vận động, công viên, bãi biển,.. với không gian rộng. Do đó hệ thống âm thanh, ánh sáng chiếm vai trò khá quan trọng bởi vì đối với không gian rộng cần có một hệ thống âm thanh và ánh sáng có công suất lớn, đảm bảo các yêu cầu kĩ thuật và có sức lan tỏa trong khắp không gian diễn ra sự kiện

4. Vấn đề vệ sinh môi trường trong event

Với địa điểm diễn ra sự kiện là ngoài trời nên rác thải tác động trực tiếp tới không gian mà khách hàng tham dự sự kiện. Không khó khăn gì nếu nhà tổ chức đặt những thùng rác nhỏ với slogan nhằm mục đích bảo vệ môi trường. Như thế sự kiện của bạn sẽ được đánh giá cao, đồng thời khuyến khích sự nhận thức của khách tham dự chương trình đối với vấn đề bảo vệ và cải thiện màu xanh của không gian họ đang sống

5. Giờ giấc và trang phục của Sao

Khi tổ chức các sự kiện lớn, Event của bạn chắc chắn phải có sự góp mặt của Sao hay những người nổi tiếng. Việc Sao đến muộn giờ hay trang phục của họ luôn khiến cho những nhà tổ chức phải đau đầu. Để tránh tình trạng này, người tổ chức cần phải đặt vấn đề với người quản lý của Sao trước khi kí hợp đồng với các điều khoản rõ ràng và chặt chẽ. Bên cạnh đó cần chuẩn bị các phương án dự phòng trong trường hợp Sao tới muộn hoặc có thể không đến.

TAGS: to chuc su kien | cong ty to chuc su kien | tổ chức sự kiện ngoài trời và những lỗi thường gặp

Bài viết liên quan:

10 bước kiểm tra tổ chức sự kiện trước khi bắt đầu chương trình

Nguồn: netmedia.com.vn

4 hình thức tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới hiệu quả

03:19

Unknown

Tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới luôn là việc hết sức quan trọng, đòi hỏi sự tập trung của cả người làm marketing lẫn tổ chức sự kiện. Sau đây là 4 hình thức tổ chức sự kiện gợi ý áp dụng cho chiến dịch ra mắt sản phẩm mới.

Một trong những câu hỏi kinh điển nhất mọi thời đại của người làm marketing, của phòng nghiên cứu thị trường, là “làm thế nào để đưa sản phẩm của mình ra thị trường?”. Với các chuyên gia tổ chức sự kiện thì việc tổ chức lên kế hoạch không khó, vấn đề ở đây là chọn và áp dụng hình thức tổ chức sự kiện như thê nào để nó nhất quán với kế hoạch marketing nằm trong chiến lược của công ty tung ra sản phẩm mới.

1. Họp báo trước khi tổ chức sự kiện

Là công việc hầu hết các công ty khi ra mắt sản phẩm đều nghĩ đến đầu tiên, là hoạt động truyền thông chính thống cho các sản phẩm của mình. Quan trọng nhất của buổi họp báo là thông cáo báo chí – thông điệp truyền tải trên các kênh truyền thông mà agency đã tư vấn và lựa chọn cho sản phẩm. Một thông cáo báo chí ngắn gọn truyền tải đầy đủ nội dung trên những kênh thông tin tập trung lượng khách hàng mục tiêu sẽ tốt hơn việc viết lan man dàn trải trên khắp các kênh truyền thông.

Chi phí cho một buổi họp báo tập trung chú yếu ở việc mời các phóng viên, booking trên các báo, tạp chí, còn lại là công tác hậu cần, đưa đón, chi phí setup cho các agency tổ chức sự kiện thường không cao.

2. Event Launching

Hình thức tiếp theo cho một chiến dịch ra mắt sản phẩm mới hoàn hảo là Event launching. Một buổi lễ lauching có lẽ là thời khắc chính thức tuyên bố sự có mặt của sản phẩm trên thị trường.

Sự kiện ra mắt sản phẩm mới thường kết hợp với việc mời báo chí để phát đi thông điệp (truyền thông trên ngạch ATL). Đây thực sự là một event cần có bàn tay của các chuyên gia tổ chức sự kiện. Làm sao để tạo ra một buổi lễ ấn tượng, những keymoment quan trọng làm nổi bật sự xuất hiện của sản phẩm… là những yêu cầu về độ sáng tạo dành cho các agency tham gia đấu thầu dự án ra mắt sản phẩm mới.

Chi phí cho Event lauching thường rất cao vì ngoài các hạng mục setup trang thiết bị buổi lễ còn bao gồm: phí mời báo chí phóng viên, tiệc, hậu cần, quà tặng…thậm trí là sản phẩm dùng thử.

3. Activation – Sampling

Còn gì thuyết phục hơn khi người tiêu dùng được chứng kiến tận mắt, cảm nhận trực tiếp các tính năng nổi bật của sản phẩm thông qua việc dùng thử chúng tại những nơi đối tượng khách hàng mục tiêu của sản phẩm thường lui tới: Chợ, siêu thị, trung tâm thương mại…

Đó là nhiệm vụ của các kế hoạch activation và sampling, là việc tổ chức phát mẫu dùng thử, các hoạt động hoạt náo nhằm gây sự chú ý tới người tiêu dùng. Việc chọn địa điểm, kịch bản hoạt náo tại mỗi khu vực đều được tính toán để sản phẩm được tiếp cận nhanh nhât đến với các khách hàng mục tiêu (target user)

Chi phí cho các hoạt động trên không cao, chủ yếu tập trung vào chi phí sản phẩm cho khách hàng dùng thử, cách tiếp cận này khả phổ biến đặc biệt là những mặt hàng trung bình.

Kế hoạch này có tác dụng rất lớn nữa là có thể điều tra được ý kiến của khách hàng dùng thử sản phẩm, các nguyện vọng bổ sung về chất lượng, thiết kế, bao bì…của người tiêu dùng, tất cả sẽ là nguyên liệu để nhà sản xuất hoàn thiện sản phẩm của mình.

4. Roadshow

Là hoạt động tổ chức sự kiện lưu động, tổ chức show trên đường đi, các điểm công cộng trong thời gian ngắn và liên tục thay đổi về mặt địa điểm.

Ưu điểm của hoạt động này là độ phủ rộng, tiếp cận đối tượng khách hàng rộng, kết hợp được nhiều hoạt động tại các điểm dừng chân. Nhược điểm là chi phí cao, khó kiểm soát và dặc biệt là thủ tục hàn chính xin phép cho việc chạy roadshow ở Việt Nam không hề dễ chút nào nhất là đối với các agency chưa có nhiều quan hệ và kinh nghiệm.

Hiện nay hình thức roadshow chủ yếu được áp dụng là sử dụng một đội hình mặc quần áo đồng phục (cùng với HTND thương hiệu của nhãn hàng hoặc công ty có sản phẩm đang quảng cáo) điều khiển xe đạp, xe máy, ô tô thậm trí là các xe phân khối lớn, siêu xe chạy theo các tuyến phố có lương người tham gia giao thông cao, các trung tâm vui chơi, thương mại đông đúc.

Mục đích của kế hoạch roadshow là tạo hình ảnh cho sản phẩm trong tâm trí người tiêu dùng, khơi dậy sự tò mò về sản phẩm mới.

Trên đây là 4 loại hình tổ chức sự kiện mà các doanh nghiệp thường lựa chọn để đưa sản phẩm của mình ra thị trường, tuy nhiên để thâm nhập và chiếm lĩnh thị trường thành công thì còn cần một kế hoạch marketing khôn ngoan dài hơi mang tầm chiến lược và lúc đó tổ chức sự kiện chỉ là những công việc rât nhỏ, rất cụ thể mà thôi.

TAGS: to chuc su kien | cong ty to chuc su kien | 4 hình thức tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới hiệu quả

Bài viết liên quan:

10 bước kiểm tra tổ chức sự kiện trước khi bắt đầu chương trình

Nguồn: netmedia.com.vn

Quy trình cơ bản trong tổ chức sự kiện

01:59

Unknown

Quy trình cơ bản trong to chuc su kien

Quản lý 1 chương trình sự kiện bao gồm nhiều quá trình lên kế hoạch, thực hiện và kiểm soát khác nhau. Tuy nhiên, cần nắm rõ 7 quy trình cơ bản trong to chuc su kien

1.Hình thành chủ đề cho event:

Chủ đề này sẽ chịu sự ràng buộc và chi phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật , khu vực tổ chức , văn hoá riêng của khách hàng , nguồn lực ; và những vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức , cách thức phục vụ , cách trang trí , âm thanh ánh sáng, các kỹ xảo, hiệu ứng đặc biệt .

2.Viết chương trình :

Là cách tạo sản phẩm event trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gửi đến khách hàng với bàng báo giá và chờ phản hồi từ phía khách hàng. Thông thường, đối với 1 event, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo sự khác biệt giữa các công ty event với nhau. Nhưng, 1 ý tưởng hay vẫn chưa bảo đảm cho sự thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.

3.Hoạch định:

Dó là quá trình mà người hoạch định sẽ hình thành trước trong đầu các công việc cần thiết cho event. Kết quả của việc hoạch định sẽ là các công việc cần (ví dụ như: chuẩn bị đặt hàng cho dàn dựng và trang trí, tiến hành dàn dựng và trang trí địa điểm tổ chức sự kiện, tổng đợt chương trình..); Bảng phân công công việc (ai sẽ chịu trách nhiệm đặt hàng và hối thúc các nhà cung cấp) và Thời hạn hoàn thành công việc .

4.Thực hiện kế hoạch có kèm kiểm soát:

Lúc này mọi người sẽ thực hiện công việc đặt ngoài (outsourcing) theo kế hoạch và có sự giám sát của các trưởng bộ phận.

5.Tổ chức event và theo dõi event:

Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người sẽ cùng tập hợp lại đề cùng giải quyết tại chỗ.

6.Dọn dẹp kết thúc sự kiện:

Dọn dẹp nơi tổ chức , sữa lại các vật dụng đã sử dụng , thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp , bảo quản kho ...

7.Họp rút kinh nghiệm sau sự kiện:

Sau khi event kết thúc, mỗi bộ phận sẽ viết báo cáo ghi lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.

Nghe tưởng chừng đơn giản là thế, nhưng công việc tổ chức event là 1 công việc khó. Nó đòi hỏi các công ty phải thực sự tâm huyết với công việc mìmh đang làm. Hy vọng, với quy trình cụ thể này sẽ tiếp thêm sức mạnh cho những người làm event ở Việt Nam khi biết rằng mọi người sẽ hiểu và đồng cảm với công việc của mình.

TAGS: cong ty to chuc su kien | quy trình cơ bản trong tổ chức sự kiện

Bài viết liên quan:

10 bước kiểm tra tổ chức sự kiện trước khi bắt đầu chương trình

Tổ chức sự kiện và kinh nghiệm làm việc với nhà cung cấp

Nguồn: netmedia.com.vn

00:00

Unknown

10 bước kiểm tra tổ chức sự kiện trước khi bắt đầu chương trình

To chuc su kien là công việc nhằm nâng cao uy tín cho một doanh nghiệp. Thông qua đó, tổ chức sự kiện góp phần "đánh bóng" cho thương hiệu và sản phẩm của công ty. Dưới đây Netmedia xin chia sẻ những điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện.

Tổ chức sự kiện được biết là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp.

Người tổ chức sự kiện không chỉ lên thiết kế chương trình, liên hệ các công ty cần thiết, mà còn phải biết liên hệ tất cả khách hàng, khách mời…để biết thông tin chính xác và phải gắn bó với toàn bộ chương trình từ đầu đến cuối. Nếu chương trình bị thay đổi vào phút cuối vì bất cứ lý do nào, kế hoạch sẽ bắt đầu bằng con số không. Do vậy, nhân viên event phải chuẩn bị kỹ lưỡng mọi chi tiết của chương trình.

Một số điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện

Thông thường, khi tổ chức họp báo, giới thiệu sản phẩm, lễ trao giải thưởng… doanh nghiệp thường nhắm đến các tiêu chuẩn “sao” của khách sạn. Khách sạn càng nhiều sao càng được xem là tối ưu về điều kiện tổ chức, tiện nghi, phục vụ… Đã có doanh nghiệp tổ chức hội nghị khách hàng tại một khách sạn hàng đầu ở TPHCM, thư mời phát đi rồi mới biết nơi tổ chức không chứa nổi số khách mời. Lẽ ra, nếu cẩn thận thăm dò trước, có thể doanh nghiệp sẽ được cung cấp những số liệu cụ thể hơn.

Chẳng hạn, nếu lượng khách mời vượt quá 500 người thì tại TPHCM chỉ có các khách sạn Equatorial, Sheraton và Park Hyatt là có khán phòng đủ rộng; ở Hà Nội thì có khách sạn Melia và Deawoo. Các khách sạn khác dù có nhiều “sao” nhưng sức chứa chỉ tối đa 300-400 người

Nhiều doanh nghiệp đã “sốc” khi làm chương trình mang tính chất giao lưu cộng đồng tại các sân vận động, nhà thi đấu, câu lạc bộ… Hệ thống máy lạnh kém, ánh sáng chập chờn, âm thanh lúc được lúc mất, an ninh lỏng lẻo, vệ sinh không đảm bảo… Có nơi lại không cho thời gian dàn dựng và chạy thử chương trình, vì tiền thuê địa điểm chỉ được tính cho thời gian diễn. Muốn được việc, doanh nghiệp phải bóp bụng trả thêm từ một nửa đến nguyên giá thuê, cho thời gian dàn dựng và diễn tập này.

Sự phối hợp không đồng bộ giữa các bộ phận làm chương trình cũng là một nguyên nhân gây trục trặc. Người mẫu không thể diễn khi sân khấu cứ được thiết kế theo kiểu… đủng đỉnh. Ca sĩ sẽ chịu trận nếu người phụ trách âm thanh không có sự chuẩn bị chu đáo trước giờ diễn. Ánh sáng trong thiết kế sân khấu cũng vậy, phải thật hoàn hảo ngay từ buổi diễn tập để đạo diễn sắp xếp đội hình người mẫu: cô mặc trang phục màu sậm thì đứng ở nơi có ánh sáng nhiều; trang phục sáng xuất hiện ở chỗ tối hơn; người mẫu diễn trang phục màu đỏ thì không được để đèn xanh “đánh” vào…

Người dẫn chương trình (MC) cũng có khi gây ra những cảnh “dở khóc dở cười”. Thông thường, bên làm chương trình sẽ gửi bài nói của MC trước vài ngày để MC đọc và tập dượt cho nhuần nhuyễn. Nhưng cũng có khi lu bu quá nên quên, hoặc do MC quá tự tin vào khả năng của mình nên không cần xem trước. Đã có trường hợp MC chỉ nhận bài nói của mình trước vài giờ, thậm chí ngay khi chương trình bắt đầu. Kết quả là nội dung một đàng, dẫn chương trình đi một nẻo!

Vấn nạn “sao” cũng làm đau đầu giới tổ chức sự kiện không kém. “Sao” thì có nhiều chương trình mời chào, hoặc tự mình làm cao nên thường không đến đúng giờ khiến ban tổ chức khốn khổ tìm cách “chữa cháy” chương trình. Quản lý các “sao” hoặc phải thật mềm mỏng, hoặc phải đúng người, đúng giới, “sao” mới chịu nghe. Ở một chương trình thời trang theo phong cách hoài cổ, đạo diễn yêu cầu người mẫu phải búi tóc cao để phù hợp với chiếc áo dài có những họa tiết về cảnh làng quê xưa. Lúc tập thì không có vấn đề gì, do chưa phải mặc trang phục diễn. Đến buổi diễn thử, trong đội hình người mẫu mười mấy người tự nhiên có hai cô tách ra đi làm đầu riêng - cô thì tóc duỗi, cô kia tóc xõa rẽ ngôi giữa. Lý do là vì tóc búi làm khuôn mặt các cô… không hợp với trang phục diễn! Dù đạo diễn đã cố giải thích rằng diễn thời trang cần nhất là làm toát lên ý tưởng bộ trang phục nhưng các cô vẫn không nghe. Nếu không kịp thời gọi ông bầu đến thì chương trình đã có nguy cơ bị gián đoạn.

Trong tay luôn có bảng danh mục công việc cần làm để nắm bắt tình trạng công việc và thời gian hoàn tất. Ngoài ra, cũng không thể thiếu bảng tiến độ công việc, cũng như phải nghĩ đến các phương án quản lý rủi ro để có thể giải quyết sự cố xảy ra một cách an toàn và nhanh chóng nhất. Đó là những tâm niệm cơ bản của người làm nghề tổ chức sự kiện, cũng như doanh nghiệp muốn tự đứng ra làm chương trình cho mình. Quan trọng hơn hết, không được xem nhẹ bất cứ công việc nào, dù là rất nhỏ như chọn bài hát làm nhạc dạo đầu cho chương trình, đặt lẵng hoa trên bàn tiếp tân… Có việc tưởng chừng đơn giản như chuẩn bị khay và khăn cho phần nghi lễ trao tặng quà, nhưng vì người tổ chức không kiểm tra kỹ, đến lúc xuất hiện trên sân khấu thì chỉ thấy chiếc khay trơ trụi với phần quà mà lại thiếu tấm khăn phủ! Những việc linh tinh này phải được liệt kê chi tiết trong bản danh mục công việc cần làm và phải phân công cụ thể cho từng người chịu trách nhiệm.

Ở một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, người ta sẽ tính đến các giải pháp xử lý khủng hoảng. Theo đó, người tổ chức sẽ dự đoán những tình huống xấu nào có thể xảy ra, cách giải quyết cụ thể từng trường hợp ra sao… Làm như thế sẽ hay hơn là chỉ cố gắng làm một chương trình hoàn thiện theo kiểu tránh không để xảy ra một sơ suất nào. Trên thực tế, đây là điều không thể, có khi còn tác dụng ngược, bởi càng cố chu tất mặt này thì lại dễ sơ hở mặt khác.

Đầu năm nay, một công ty tư vấn mới thành lập tổ chức hội thảo nhằm giới thiệu hoạt động của mình. Cho rằng việc này đơn giản, công ty không thuê dịch vụ bên ngoài mà tự đứng ra lo liệu. Do đặt chỗ ở một khách sạn sang nhất nhì ở Sài Gòn nên mọi thứ cần thiết cho hội thảo đã được sắp đặt chu đáo. Nhưng điều mà công ty không dự liệu trước là tính học thuật quá sâu của hội thảo - nhiều giáo sư, tiến sĩ lên đọc những bài tham luận dài lê thê - khiến người nghe khó tiếp thu, trong khi đó thời gian dành cho phần thảo luận lại không còn. Hội thảo kéo dài đến hơn một giờ chiều, khách tham dự bỏ về gần hết, buổi tiệc trưa của công ty xem như thất bại. Vậy là chi hơn trăm triệu đồng để quảng bá hình ảnh công ty nhưng hiệu quả lại không đạt như mong muốn. Có thể công ty cho rằng một hội thảo được tổ chức trang trọng - thuê địa điểm đắt tiền, nhiều bài phát biểu “nặng ký”, chiêu đãi ăn trưa - sẽ hấp dẫn khách mời. Trong khi đó khách tham dự lại muốn đặt câu hỏi và tranh luận để hiểu sâu về đề tài. Lẽ ra, công ty nên báo cho diễn giả biết trước về đối tượng khách tham dự, đồng thời kiểm soát được thời gian trình bày của các diễn giả để không rơi vào tình thế bị động.

Cũng có những “sự cố” xảy ra ngoài ý muốn của doanh nghiệp hay nhà tổ chức chỉ vì không rành “luật lệ”. Đầu tiên là chuyện xin phép tổ chức họp báo, vốn đã được cơ quan quản lý quy định rất rõ: thời gian cấp phép cho doanh nghiệp Việt Nam là một ngày, doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài là bảy ngày. Ai lo tổ chức họp báo cho doanh nghiệp nước ngoài mà không nắm quy định này, cứ đợi đến sát ngày mới xin phép thì không chừng phải rơi vào cảnh... hoãn họp!

Kế đến là việc treo băng rôn quảng cáo cho sự kiện. Nếu có công ty tổ chức sự kiện nào hứa với khách hàng là sẽ treo băng rôn ít nhất trong một tuần, tại hơn 20 địa điểm “đắc địa” trong thành phố thì chỉ là… hứa hão!

TAGS: cong ty to chuc su kien | tổ chức sự kiện và những điều cần lưu ý |

Bài viết liên quan:

Tổ chức sự kiện và kinh nghiệm làm việc với nhà cung cấp

Tổ chức sự kiện thành công ngay từ lần đầu gặp gỡ khách hàng

Nguồn: netmedia.com.vn

10 bước kiểm tra tổ chức sự kiện trước khi bắt đầu chương trình

00:50

Unknown

Khâu lên kế hoạch và chuẩn bị tổ chức sự kiện được đánh giá rất cao. Dưới đây Netmedia xin chia sẻ 10 bước kiểm tra tổ chức sự kiện trước khi bắt đầu chương trình.

Qua sự kiện sắp tổ chức, bạn muốn giới thiệu những sản phẩm gì ? Sẽ làm những gì quản lý nguồn thông tin về khách hàng ? Sẽ làm gì để thực hiện các hoạt động quan hệ công chúng (người, báo, đài,...) ? Sẽ làm gì để nghiên cứu thị trường ? Sẽ làm gì để xây dựng nhãn hiệu ?

I. Tổ chức sự kiện phải gắn với giới thiệu sản phẩm, bán hàng, tiếp thị

II. Tổ chức sự kiện để phục vụ cho chiến lược kinh doanh

Sẽ làm gì để phục vụ chiến lược đưa sản phẩm ra thị trường ?

Những người tham gia sự kiện hiểu thế nào khi phải tổ chức sự kiện “không hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty ?”.

III. Xác định đối tượng “khách hàng mục tiêu”

Sẽ làm gì để xác định (và phát triển) số lượng (và giá trị) của những khách hàng mà sự kiện thu hút được (kể cả những khách hàng tiềm năng) ?

Nói cụ thể, khách hàng của mình là những ai ?

Những thông điệp gì mà Công ty muốn truyền tải đến khách hàng mục tiêu ?.

Sẽ kiểm tra mấy lần đối với kế hoạch chi tiết về các hoạt động thu hút đúng đối tượng khách hàng (mà công ty) cần hướng đến,

Sẽ làm gì để hạn chế những đối tượng không nhiều tiềm năng (giúp chúng ta có thể làm việc tập trung và hiệu quả hơn cho những khách hàng kia).

IV. Nêu ra được các mục tiêu cụ thể

Sau này sẽ không đo được những kết quả mà sự kiện mang lại cho danh tiếng của công ty, nếu hôm nay chưa đặt ra các mục tiêu cần hướng đến. Phải tổ chức mấy sự kiện, vậy mục tiêu cụ thể đối với mỗi sự kiện là gì ?

Vẫn tổ chức nhiều sự kiện hay điều chỉnh (thêm, bớt, ghép, mở rộng - 1 sự kiện nào đó)

Vậy mục tiêu chung của công ty khi quyết định tổ chức cả 9 sự kiện là gì ?.

Mục tiêu phát triển uy tín công ty lần này là những gì, đối với những ai ?

Mục tiêu lợi nhuận (tiền bạc) lần này là bao nhiêu ?

Mục tiêu xây dựng quan hệ lần này là những gì ?

Mục tiêu chiếm lĩnh cơ hội lần này là những gì?

Các mục tiêu khác

Với mỗi sự kiện cụ thể (trong các sự kiện) cần đạt mục tiêu gì trên đây ?

V. Tổ chức sự kiện không là công cụ đa năng để tiếp thị

Để thành công trong chiến lược kinh doanh (CLKD) của công ty, có thể dùng những cách nào khác (hiệu quả hơn) thay cho việc tổ chức những sự kiện sắp tới ?

Hãy mạnh dạn trả lời câu hỏi (nói to lên một cách kiên quyết) :”Có cần thiết phải tổ chức sự kiện không” ?

Có cần điều chỉnh gì nữa ?.

Nếu không quan tâm đến sự thoả mãn từ phía khách hàng (và khán giả), công ty sẽ thoả mãn bao nhiêu % khi sự kiện được tổ chức ?

VI. Chiến lược kinh doanh thì lâu dài còn Tổ chức sự kiện chỉ diễn ra vài ngày (hoặc vài giờ)

Tổ chức sự kiện thường chỉ là một phần nhỏ của chiến lược tiếp thị và quảng bá cho doanh nghiệp.

Những nội dung khác trong “chiến lược tiếp thị và quảng bá ” của công ty là gì ?

Lúc này (năm, quý, tháng), việc tổ chức sự kiện chiếm bao nhiêu % trong “chiến lược tiếp thị và quảng bá ” của công ty ?

VII. Doanh nghiệp phải làm gì để quảng bá cho sự kiện

“Không chỉ dựa vào lần tổ chức sự kiện này để công ty nắm tất cả cơ hội tiềm năng”. Bạn có đồng ý vậy không ?

Trước khi tổ chức sự kiện, công ty sẽ tổ chức những hoạt động quảng bá nào ?

Qua những hoạt động quảng bá trước khi tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần làm những gì để xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu ?

Qua những hoạt động quảng bá trước khi tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần làm những gì để thu hút sự tham gia của khách hàng mục tiêu

Với sự góp mặt của nhiều công ty khác nhau trong thời gian tổ chức sự kiện, doanh nghiệp cần tổ chức hoạt động xúc tiến và quảng bá như thế nào để tranh thủ sự ưu tiên quan tâm của những khách hàng tham dự ?

VIII. Doanh nghiệp cần làm gì để thiết lập và phát triển liên hệ khách hàng

Cần làm gì để dồn hết sự tập trung vào “chất lượng”, thay vì số lượng các lần gặp gỡ khách hàng ?

Cần làm gì để sau khi kết thúc từng sự kiện để theo sát các mối liên hệ đã tạo dựng được nhằm tạo ra lợi nhuận thực sự cho công ty (với tập trung, kiên nhẫn).

Công ty đã chuẩn bị kế hoạch quản lý những mối liên hệ đó chưa ?

Cần làm những gì trước khi quyết định đầu tư vào việc tổ chức sự kiện lần khác.

IX. Thể hiện sự chú ý đối với nguồn nhân lực

Nếu sự kiện là phương tiện quảng bá trực tiếp, thì yếu tố để đạt mục tiêu quảng bá chính là sự tham gia ở cả hai phía: phía khách hàng và phía tổ chức sự kiện. Vì thế:

Trước, trong, sau sự kiện, công ty cần làm gì để phát huy tác dụng của khách hàng

Trước, trong, sau sự kiện, công ty cần làm gì để phát huy tác dụng của người tổ cức sự kiện

Làm gì để xác định đúng đối tượng khách hàng ?

Làm gì để thuyết phục khách hàng hưởng ứng bạn trong sự kiện thương mại này.

Làm gì để tuyển chọn đội ngũ nhân viên để có thể giao tiếp với đối tượng khách hàng mục tiêu .

Làm gì để huấn luyện và tạo động lực tốt cho đội ngũ nhân viên để có thể giao tiếp với đối tượng khách hàng mục tiêu .

X. Làm gì để việc Tổ chức sự kiện phục vụ cho mục tiêu kinh doanh

Làm gì để mỗi thành viên tham gia sự kiện được hiểu, nhớ, làm đúng “mục tiêu chung” của lần tổ chức 9 sự kiện này ?

Làm gì để mỗi thành viên tham gia mỗi sự kiện được hiểu, nhớ, làm đúng “mục tiêu” của sự kiện đó ?

Làm gì để mỗi sự kiện thực sự là một cuộc triển l.m hàng hoá hấp dẫn, thu hút,

Làm gì để tạo được tinh thần hiếu khách,

Làm gì để bảo đảm các yếu tố hậu cần và vô số những công việc lặt vặt khác.

Làm gì để mối thành viên tham gia sự kiện hiểu rằng “sự kiện cũng chỉ là một yếu tố, một thành phần trong toàn bộ chiến lược tiếp thị, là phương tiện để hướng đến mục đích cuối cùng và chịu sự chi phối của toàn bộ chiến lược kinh doanh của công ty ?”.

TAGS : to chuc su kien | cong ty to chuc su kien

Bài viết liên quan: